Objetivos

Definir la comunicación organizacional y sus propósitos.

Definir y explicar diferentes teorías de la comunicación organizacional para así poder entender más claramente el funcionamiento de las organizaciones.

Relacionar la comunicación organizacional con el ámbito social.

Introducción.

La comunicación en general se basa en el intercambio de información, creando canales de entendimiento entre individuos. Cuando hablamos de comunicación nos referimos a la interacción reciproca entre dos polos, lo que llamamos transmisor y receptor, estructurando modos de pensamiento e imponiendo conductas y comportamientos con el fin de crear una negociación, un medio de expresión.
La comunicación organizacional, se puede definir de la misma manera, pero se debe tener en cuenta que no solo se refiere a la imagen, lo que exprese la empresa a sus audiencias, sino de igual manera las relaciones internas, que hacen que esta organización tenga éxito y cumpla sus propósitos, la comunicación organizacional tiene diferentes teorías que se deben ser aplicadas dependiendo del entorno de la organización.

Ahora bien, la comunicación organizacional cuenta con diferentes enfoques, como el social, haciendo que cambie un poco su significado y su propósito y que se pueda relacionar con ámbitos tanto sociales como empresariales.

Teorías generales de la comunicación organizacional

Antes de exponer las teorías generales, es necesario aclarar el término de organización, se puede decir que es una asociación de personas que utilizan recursos económicos con un propósito común por medio de la división y articulación del trabajo, es una unidad productora de riquezas de la sociedad.
Por otro lado se debe aclarar que esta organización se obliga a tener un fin ético, es decir satisfacer las necesidades sociales sin engañar, dentro de un marco moral de respeto a los derechos de los accionistas.
Para que finalmente esta institución cumplas sus fines y metas, usando el mejor sistema de comunicación.

Teoría contingente

Dice que toda organización, al ser un sistema abierto, debe tener muy en cuenta el medio y la situación en la que se encuentra (entorno).
El éxito de la misma dependerá del grado en que pueda adaptar su estructura a la situación de crisis, teniendo en cuenta las variables situacionales tales como tecnología, cultura, política, medio ambiente, etcétera. Se considera una teoría preventiva, estar preparado a cualquier tipo de crisis interna o externa de la empresa para que esta misma sepa como actuar y sus empleados estén lo suficientemente capacitados para hacer el menor daño posible.

Teoria de sistemas

Dice que las organizaciones se componen de subsistemas funcionales (áreas de la organización) y de subsistemas sociales, interrelacionados de forma dinámica. Además, las organizaciones como sistemas abiertos, dependen del medio donde están insertas.
Se plantea que las organizaciones se componen por diferentes ámbitos, sistemas con una función específica, cada uno cuenta con sus propias responsabilidades haciendo que todos trabajen relacionados con un fin común.Sistemas cerrados: relaciones internas, manejo de información para el bien de la organización.Sistemas abiertos: esta estrechamente relacionado con el medio ambiente, es decir el entorno en el cual la organización se desenvuelva.

Teoría humanista

Propone que el rendimiento de la organización está estrechamente relacionado con el interés de la gerencia sobre las necesidades e ideas de los trabajadores. Le da gran importancia a las relaciones humanas como su nombre lo dice, teniendo un enfoque más sensible a su entorno, que netamente empresarial.Dice que el individuo típico está frustrado en una organización formal, ya que esta le impide desarrollarse y limita el uso de sus habilidades. Esto puede corregirse permitiendo una mayor participación de los empleados en la toma de decisiones de la organización y enriqueciendo el trabajo entre otras cosas. La participación de los empleados de niveles bajos en la toma de decisiones.

Se basa principalmente:
Intercambio de comunicación abierta Confianza entre los miembros de la organización Libre flujo de la información por varios canales
Mayor interés por el desarrollo de los trabajadores Estilo de liderazgo centrado en el empleado Amplios procesos de interacción

Teoría clásica

Fundadores: Taylor- Fayol- Weber.
Consideraba que los trabajadores empresariales deberían ser motivados por recompensas de tipo material y por el miedo a la necesidad. Planteaba que la gerencia que posee el poder fuere la responsable para estas recompensas.
El modelo de comunicación que sostenía era lineal y descendente, solo superior por área, para evitar distintas interpretaciones de los mensajes recibidos desde la dirección.Se basa en el flujo descendente de la información (comunicación vertical). Consta de un orden jerárquico que sirve como conexión del flujo de información. Fayol principalmente habla de una estructura piramidal en las organizaciones, donde la comunicación está cuidadosamente controlada y sigue un orden jerárquico en la toma de decisiones.

La teoría clásica favorece: Estructuras piramidales Poca interacción entre los miembros de la organización Procesos de comunicación vertical (sobre todo en el flujo descendente) Centralización en la toma de decisiones Exceso de reglas y reglamentos Motivación de empleados basándose en el temor a la Necesidad

Tomado de:
Tomado de: Ricardo Agudelo, profesor comunicación y organización, universidad Javeriana.
http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/comuor.htm
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/teoorgapuuch.htm

La intracomunicación

La intracomunicación es posibilitar y facilitar el aporte de todos los puntos de vista para que cooperen en la construcción de la visión compartida.

Según Joan Elías Monclús es una estrategia que genera un proceso continuo de comunicación transversal para la creación de valor en la cultura organizativa. El enfoque supone la prevalencia de la totalidad sobre las partes. Cualquier cambio, por insignificante que sea, que se introduzca en un elemento afecta a la organización total o sistema. A diferencia de la comunicación interna, la intracomunicacion se basa en el simple manejo de información, de igual manera busca que se creen relaciones y haya colaboración por parte de los trabajadores.


A continuación se expondrán las 10 estrategias, según Joan Elías Monclús, para que esta intracomunicación se aplique exitosamente.

Estrategias

EL APALANCAMIENTO

Es posible conseguir cambios significativos y duraderos en el conjunto del sistema, a partir de introducir pequeños cambios aplicados en los puntos adecuados .
Ordenación metodológica de decisiones y recursos para averiguar causas últimas que ocasionan un problema.

ESTRATEGIA DE FRANQUICIAMIENTO

Consiste en transferir profesionalmente y con rigor la explotación de la comunicación interna a un mando-coordinador en un territorio-espacio definido. Ejemplo: Un ente externo, un consultor o asesor, un líder de opinión interno.
Se debe tener en cuenta:
1. Análisis de la situación de partida
2. Fijación de objetivos
3. Plan de implantación
4. Elaboración del manual operativo
5. Manual de estilo corporativo
6. Plan de formación
7. Sistema de control

ESTRATEGIA DE ADELANTAMIENTO

La estrategia del adelantamiento consiste en preparar los medios, establecer los procedimientos y realizar las acciones encaminadas a conseguir que en intercomunicación siempre llevemos la iniciativa y vayamos por delante de los acontecimientos. Ejemplo: Gestión de crisis, adelantarnos a organizaciones o grupos de interés.

ESTRATEGIA DE NOMINAMIENTO

Consiste en disponer lo necesario para conseguir que cualquier acción de comunicación no sea un frío intercambio de información entre elementos anónimos de la organización, sino que se produzca en el marco de una relación empática entre dos o más personas plenamente identificada y que se conocen mutuamente. Ejemplo: líderes y distribución de información en escalera.
Se debe tener en cuenta:
1. Identificación de interlocutores
2. Personalización de la comunicación
3. Responsabilizar
4. Empatizar
5. Cuidar las formas

ESTRATEGIA DE ACERCAMIENTO

Trata de utilizar la logística de la distribución para garantizar que la información que se vaya a transmitir (en ambos sentidos) llegue a su destino en buenas condiciones, sin distorsiones significativas, y en el momento preciso.
Ejemplo: U. Nacional.

1. Censo de clientes
2. Catálogo de necesidades
3. Catálogo de canales y medios
4. Fichero de profesionales o empresas de apoyo.
5. Planificación logística
7. Marketing del servicio de comunicación
8. Fijación de estándares
9. Seguimiento y control

ESTRATEGIA DE ACOMPAÑAMIENTO

Consiste en programar acciones individualizadas y personalizadas en las que un “guía” (experto lo más fiable posible) apoya el tránsito de una situación a otra; aclara las dudas que surgen y disipa incertidumbres, de forma que se puedan tomar decisiones personales con conocimiento de causa y total confianza.
Ejemplo: Plan padrino (guía, acompañamiento)

ESTRATEGIA DE RITUALIZAMIENTO

Es la estrategia que plantea la necesidad de poner en marcha rituales, actos que sean capaces de visualizar y transmitir la comunicación interna por sí mismos. Ejemplo: Reuniones de los lunes; reuniones trimestrales de intercambio, con algún componente ritual (pastel incumplimiento).


1. Rituales sociales
2. Rituales de temporalidad
3. Rituales de reconocimiento
4. Rituales con el entorno (familias)

ESTRATEGIA DE FACILITAMIENTO

Consiste en averiguar qué obstáculos o trabas se interponen en el proceso de comunicación y, una vez identificados, proceder a su eliminación, o al menos a apartarlos.



1. Identificación de los obstáculos
2. Estandarización de problemas (identificar tipos o características similares): obstáculos de orden personal, deficiencias de los medios, fallas estructurales (estructura burocrática)
3. Elaboración del plan específico
4. Elaborar procedimientos
5. Sistema de seguimiento y control

ESTRATEGIA DE DISEÑAMIENTO

Consiste en utilizar las técnicas y métodos del diseño en intracomunicación con el objetivo de ayudar a captar la atención de los destinatarios de la información y despertar su interés, de forma que abra la puerta al conocimiento del mensaje que ser requiere transmitir.

ESTRATEGIA DE ANCLAMIENTO

Consiste en la ordenación metodológica y sistemática de procesos y recursos encaminados a lograr la consolidación del cambio, previendo cualquier intento de involución y actuando con sentido de anticipación para evitar que tal involución pueda prosperar. Asegurarse que cada face del proceso se cumpla, con el fin de creas procesos de cambio.


Tomado: Ricardo Agudelo, consultor comunicación estratégica. (Exposición)

La comunicación organizacional y la sociedad

Cuando se habla de la comunicación organizacional hablamos del área empresarial, financiero y corporativo. Pero no tenemos en cuenta que esta misma palabra organizacional puede tener un gran papel en la sociedad, colaborando en su mejoramiento y su desarrollo.
La comunicación organizacional, y en general la comunicación la definimos como medios o canales que ayuden a el entendimiento entre individuos, pero mas allá de esto tiene la capacidad de crear cultura, de plantear nuevas conductas y comportamientos. Este ámbito de la comunicación se define como el manejo de los mensajes en un sistema de actividades compuesta por individuos que tienen un fin común.
La sociedad cumple con esta definición, lo que quiere decir que un comunicador organizacional debería tener las capacidades para colaborar y participar en el manejo de la información en la sociedad, con el propósito de llegar a el cambio social, esta comunicación la podemos llamar de igual manera comunicación popular.
En un país como Colombia, siendo una sociedad en permanente crisis social política y económica, como comunicadores deberíamos pensar en la manera de solucionar o aportar en la salida de la problemática social que cada vez es mas intensa en nuestro país. Por medio de la participación y construcción de la democracia en nuestro país, hacer que la comunidad participe, apoye y principalmente hable frente a la crisis que se vive diariamente. Ya que como lo habíamos dicho antes la comunicaron crea cultura, y esta puede ser la manera de mejorar el manejo social en Colombia.

Comunicación para el cambio social:
UNA AUTOCRÍTICA DESDE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Por Ricardo Agudelo Suárez

La comunicación, las tics y la sociedad

La comunicación y las tics están estrechamente ligadas ya que las nuevas tecnologías de información y comunicación buscan que las personas tengan una mejor calidad de vida por medio del uso de diferentes tecnologías, aparatos e información, que los integre y logre llegar hasta el lugar mas escondido del país, buscando avance social para Colombia.

Las tecnologías de información y comunicación, tienen su lado positivo y negativo, ya que nos brinda avance, mejor calidad de vida, más facilidad y mejor información, algo que en el pasado era imposible ya que no se contaba con las redes y aparatos electrónicos que actualmente se nos ofrecen.

Por otro lado en nuestra sociedad colombiana todavía existen muchas ideas conservadoras y tradicionalistas, que nos impiden un poco que este nuevo planeamiento sea aceptado total y exitosamente por la sociedad, ya que los contras que encontramos con la implementación de estas nuevas tecnologías , es la cultura, la sociedad se pregunta donde queda la esencia de los individuos, dónde quedan las tradiciones, si todo va a ser reemplazado por nuevos aparatos y nuevas maneras de vivir la cotidianidad. Es por esta razón que las nuevas tecnologías de información y documentación, se cuestionan un poco en la sociedad colombiana, ya que es claro que nuestro país necesita avanzar, entrar a la nueva era de comunicación pero dónde que la tradición de los individuos.

En la comunicación organizacional estoes de gran importancia, ya que no es solo el manejo de la información y la documentación hacia las personas de lo que se tratan las tic, es también la forma en que este avance va a tener la capacidad de cambiar política y económicamente los intereses de las personas y de un país entero.